FAQ

 

1.Czy do konkursu można zgłosić projekt, który był realizowany w ubiegłym roku lub rozpoczął się w bieżącym roku i nadal jest kontynuowany?

Do konkursu mogą zostać zgłoszone kampanie realizowane w okresie 2015/2016, czyli projekty realizowane w całym roku 2015 oraz w części roku 2016 - do dnia przesłania zgłoszenia do konkursu. Do konkursu mogą zostać zgłoszone projekty pochodzące z roku 2015, ale które nie były nominowane w poprzedniej edycji konkursu.

  • Do konkursu może zostać zgłoszony projekt, który jest kolejną edycją trwającego przez kilka lat projektu pod warunkiem, że projekt ten we wcześniejszych edycjach konkursu nie był nominowany i nie zdobył statuetki Złotego Spinacza. Zgłaszając taki projekt do konkursu, podmiot zgłaszający powinien wyraźnie określić czas trwania projektu, który jest zgłaszany w ramach danej edycji.
  • Do konkursu może zostać zgłoszona kampania, która była realizowana przez więcej niż jeden rok, ale jej formalne całkowite zakończenie lub zakończenie okresu np. kilku lat, który chcemy przedstawić do oceny przypada na bieżącą edycją Konkursu Złote Spinacze. Takiej ocenie mogą zostać poddane tylko te projekty, które nie były nominowane we wcześniejszych edycjach Konkursu (konieczność zaznaczenia tego faktu w kwestionariuszu).

 

2.      Czy moja agencja PR może zgłosić projekt wspólnie z klientem?

Tak. Wcześniej jednak należy uzyskać pisemną zgodę klienta na zgłoszenie tego projektu oraz zaznaczyć ten fakt w formularzu zgłoszeniowym.

 

3.      Czy ten sam projekt mogę zgłosić do kilku kategorii?

Jeden projekt można zgłosić maksymalnie w sumie do trzech wybranych kategorii głównych, jednej sektorowej i jednej lub dwóch kategorii specjalnych. Aby projekt mógł być zgłoszony do kategorii sektorowej lub specjalnej, wcześniej obowiązkowo musi być zgłoszony do przynajmniej jednej z kategorii głównych.

 

4.      Czy mogę ponownie zgłosić do konkursu kampanię, która brała udział w poprzednich edycjach Złotych Spinaczy, a która nadal jest kontynuowana?

Tak, pod warunkiem, że jest to wyraźnie kolejna edycja trwającego przez kilka lat projektu oraz, że projekt ten we wcześniejszych edycjach konkursu nie zdobył statuetki Złotego Spinacza. Zgłaszając taki projekt do konkursu, podmiot zgłaszający powinien wyraźnie określić czas trwania projektu, który jest zgłaszany w ramach obecnej edycji oraz jego cele, działania i efekty osiągnięte tylko i wyłącznie we wskazanym czasie trwania zgłaszanej edycji projektu i jednoznacznie odróżniające go od poprzednich edycji.

 

5.      Jak mogę zgłosić projekt do Złotych Spinaczy?

Projekty do konkursu zgłaszane są poprzez wypełnienie formularza konkursowego znajdującego się na stronie www.zlotespinacze.pl zakładka „Zgłoś się do konkursu”. Formularz zgłoszeniowy powinien być wysłany wyłącznie drogą online.

 

6.      Czy istnieje możliwość wypełniania formularza zgłoszeniowego „na raty” tj. zapisywanie częściowo wypełnionego formularza i sukcesywnie dokończanie jego uzupełniania?

Nie jest możliwe wypełnianie formularza online w różnym czasie, „na raty”. Aby dać jednak Państwu możliwość dokładnego przemyślenia zamieszczanych treści, ich weryfikacji, poprawienia bądź uzupełnienia, przygotowaliśmy dokładnie ten sam formularz w pliku Word. Można go pobrać ze strony www.zlotespinacze.pl lub wysłać prośbę o przesłanie pliku do organizatora konkursu agnieszka.dabek@zfpr.pl , zachować na swoim komputerze i uzupełniać w odpowiednim dla Państwa czasie. W momencie, kiedy wszystkie treści będą już przygotowane i finalnie zaakceptowane, należy przekleić je do właściwego formularza online i wysłać.

 

7.      Jak zostanę powiadomiona/-ny o tym, że formularz zgłoszeniowy został dostarczony do organizatora konkursu?

Po przesłaniu formularza drogą online, na wskazany w kwestionariuszu adres mailowy zgłaszającego zostanie wysłane potwierdzenie automatycznie wygenerowane przez system. Będzie to pełna treść wysłanego formularza umieszczona w treści maila oraz jako załącznik w formacie pdf. Dodatkowo po zamknięciu ostatecznego terminu przyjmowania zgłoszeń, Organizator w terminie 7 dni roboczych prześle drogą mailową do każdego uczestnika potwierdzenie zakwalifikowania projektu do konkursu. W przypadku nieotrzymania automatycznego potwierdzenia wygenerowanego przez system należy niezwłocznie skontaktować się z organizatorem.

 

8.      Czy inny podmiot niż zgłaszający projekt może uiścić opłatę za zgłoszenie?

Tak.  W takiej sytuacji należy podać dane płatnika w rubryce „Dane do faktury” znajdującej się w formularzu zgłoszeniowym. 

 

9.      Czy w przypadku błędnie wypełnionego formularza zgłoszeniowego istnieje możliwość jego poprawienia (dopisania bądź usunięcia treści) i wysłania ponownie lub wycofania z konkursu?

Prosimy o zwrócenie uwagi na prawidłowość zamieszczanych w formularzu danych. Po jego przesłaniu nie będzie możliwości korekty treści. W przypadku potrzeby zmiany treści w formularzu, zachodzi konieczność ponownego jego wysłania, a co za tym idzie należy na nowo opłacić zgłoszenie.

Aby ułatwić wypełnianie formularza zgłoszeniowego online i dać możliwość weryfikacji, korekty lub uzupełnienia treści umieszczanych w zgłoszeniu jeszcze przed ich wysłaniem, przygotowany został formularz pomocniczy w Wordzie (o tej samej treści, co formularz właściwy), do pobrania na stronie www.zlotespinacze.pl

 

10.  Czy w formularzu zgłoszeniowym mogę umieścić zdjęcia lub materiały video?

Nie. Formularz zgłoszeniowy do konkursu powinien zawierać wyłącznie tekst, bez materiałów dodatkowych w postaci zdjęć, plików video. Nie może również zawierać linków odsyłających do aktywnych stron www.

 

11.  W jaki sposób i kiedy przekazane zostaną informacje o przejściu do finału?

Informacja z listą projektów zakwalifikowanych do finału zostanie umieszczona na stronie www.złotespinacze.pl  oraz przesłana drogą mailową na wskazane w formularzach adresy e-mail w dniu 3 października 2016 r. 

 

12.  Jakie materiały, w jakiej formie i kiedy należy dostarczyć w II etapie Złotych Spinaczy?

Materiały do II etapu (nominowani) powinny zawierać:

- prezentację w formacie pdf (obowiązkowo)

- film lub zdjęcia (5 sztuk)  – opcjonalnie 

Materiały w formacie prezentacji pdf i materiały dodatkowe (film lub zdjęcia) muszą być przesłane przez nominowanych na wskazany przez Organizatora serwer. Każdy z przesyłanych materiałów (zarówno pdf, jak również film czy zdjęcia) powinien być odpowiednio nazwany: Kategoria, skrócona nazwa projektu oraz nazwa firmy zgłaszającej. Na przykład: PRkorporacyjny_ABC_ZFPR.

Jeżeli dany projekt jest nominowany w więcej niż jednej kategorii, materiały dotyczące tego projektu powinny być zamieszczone na serwerze w tylu kategoriach w ilu projekt otrzymał nominację.

Organizator przekaże podmiotom nominowanym dane dostępowe do serwera do dnia 4 października 2016 r.

Wszelkie materiały zgłoszone do konkursu powinny być w języku polskim lub zawierać skrócone tłumaczenia przekazu na język polski.

Wszelkie informacje poufne umieszczone w dokumentacji powinny być wyraźnie oznaczone. Zastrzeżenie poufności nie dotyczy skróconego opisu projektu (50 słów). Materiały złożone do konkursu nie podlegają zwrotowi.

    Termin nadsyłania materiałów w II etapie konkursu mija 20 października 2016r. o godz. 16:00.  

Uwaga! Przesyłając materiały do oceny w II etapie każdy nominowany zobowiązany jest jednocześnie do załączenia materiałów do prezentacji na Galę konkursu. Materiały te obejmują:

  • metryczkę projektu (której wzór dostarczy Organizator)
  • oraz wybrane zdjęcia (3 sztuki) jpg, png wysokiej rozdzielczości  lub film długości 15 sek (mp4,avi)

 

13.  Czy waga pliku zawierająca materiały dodatkowe do II etapu może być większa niż ta wskazana w regulaminie konkursu?

Zawartość prezentacji (tj. plik pdf + dodatkowe załączniki) nie powinna przekraczać 120 MB.

 

14.  Czy jeżeli dany projekt jest zgłaszany w kilku kategoriach należy wypełnić jeden formularz, czy osobne formularze dla każdej  kategorii?

Jeden projekt można zgłosić maksymalnie w sumie do trzech wybranych kategorii głównej, jednej sektorowej i jednej lub dwóch kategorii specjalnych. Aby projekt mógł być zgłoszony do kategorii sektorowej lub specjalnej, wcześniej obowiązkowo musi być zgłoszony do przynajmniej jednej z kategorii głównych.

W przypadku zgłoszenia jednego projektu do kilku kategorii, czyli głównej i np. sektorowej oraz specjalnej należy wypełnić JEDEN formularz zgłoszeniowy, uzupełniając odpowiednio rubryki z uzasadnieniem zgłoszenia do  wybranych kategorii konkursowych. Każdą z kategorii, do której zgłaszana jest kampania  należy opłacić zgodnie z obowiązującymi stawkami wskazanymi w regulaminie konkursowym.

 

15. O jakich najważniejszych rzeczach związanych z opłaceniem zgłoszenia należy pamiętać?

Warunkiem udziału projektu w Złotych Spinaczach jest terminowe dokonanie opłaty konkursowej. Wpłata za zgłoszenie powinna zostać dokonana zgodnie z terminami przesyłania zgłoszeń (I termin do 4 sierpnia do godz. 16.00; II i ostateczny termin: do 11 sierpnia do godz. 16.00) na konto organizatora:

Związek Firm Public Relations

ul. Czerska 8/10, 00-732 Warszawa

Nr rachunku: 40 1600 1374 0003 0052 2642 6001  

 

Poszczególne terminy różnią się wysokością stawek.  Projekty nieopłacone w terminie nie będą rozpatrywane, dlatego w interesie zgłaszającego leży odpowiednie poinformowanie organizatora konkursu o uregulowaniu opłat. Potwierdzenia dokonania przelewu należy przesyłać na adres: info@zfpr.pl lub agnieszka.dabek@zfpr.pl.

Związek Firm Public Relations na prośbę zgłaszającego wystawia proformy w wersji elektronicznej, na podstawie których regulowana jest należność. Są one przesyłane na adres mailowy podany w formularzu zgłoszeniowym. Po zaksięgowaniu wpłaty na koncie organizatora konkursu, wystawiane są faktury VAT, a następnie są one przekazywane uczestnikowi konkursu również drogą mailową, tj. do końca sierpnia br. W przypadku formularzy konkursowych przesłanych na min. 3 dni przed I lub II terminem nadsyłania zgłoszeń warunkiem koniecznym jest przesłanie na ww. adres mailowy potwierdzenia dokonania opłaty za zgłoszony projekt. 

 

16.  Jakiej wysokości opłatę należy wnieść, jeśli projekt został zgłoszony w I terminie ale nie został opłacony w I terminie?

W takie sytuacji projekt musi być opłacony w każdej z kategorii, do której został zgłoszony stawką obowiązującą dla zgłoszenia przesłanego w drugim terminie. Projekty nieopłacone nie będą rozpatrywane.

Koszt zgłoszenia projektu do jednej Kategorii Głównej wynosi :

  • w terminie pierwszym (do 4 sierpnia 2016 roku do godz. 16.00) – 700 zł + 23% VAT – za każdą zgłoszoną kategorię
  • w terminie drugim (do 11 sierpnia 2016 roku do godz. 16.00) – 900 zł + 23% VAT – za każdą zgłoszoną kategorię

2.  Koszt zgłoszenia projektu do jednej Kategorii Sektory wynosi:

  • w terminie pierwszym (do 4 sierpnia 2016 roku do godz. 16.00) – 700 zł + 23% VAT
  • w terminie drugim (do 11 sierpnia 2016 roku do godz. 16.00) – 900 zł + 23% VAT

3.  Koszt zgłoszenia do jednej Kategorii Specjalnej wynosi:

  • w terminie pierwszym (do 4 sierpnia 2016 roku do godz. 16.00) – 700 zł + 23% VAT.
  • w terminie drugim (do 11 sierpnia 2016 roku do godz. 16.00) – 900 zł + 23% VAT

 

17.  W jaki sposób kupić zaproszenie na Galę Złotych Spinaczy?

Zaproszenie na galę można kupić kontaktując się z biurem Związku Firm Public Relations:

Agnieszka Dąbek: (22) 55 53 332, 531 84 84 71, agnieszka.dabek@zfpr.pl, info@zfpr.pl

 

18.  Czy mogę zarezerwować stolik na Galę?

Tak. Aby to zrobić, należy jednak opłacić wszystkie miejsca przy tym stoliku. Można również wykupić pojedyncze miejsca przy stole.

 

19. Nie mogę wziąć udziału w Gali. Czy ktoś inny może przyjść za mnie?

Zaproszenie na Galę ma formę imienną. W przypadku braku możliwości pojawienia się na uroczystości, istnieje możliwość przekazania zaproszenia innej osobie. Należy powiadomić o tym fakcie organizatora konkursu (najpóźniej na 3 dni przed wydarzeniem), wysyłając email na adres: agnieszka.dabek@zfpr.pl . Osoba zastępująca nieobecnego uczestnika Gali, który zakupił wejściówkę, powinna zabrać ze sobą imienne zaproszenie wystawione na swojego poprzednika.

20. Czy należy zabrać ze sobą zakupione zaproszenie na galę?

Zaproszenie jest biletem wstępu. Uczestnicy Gali powinni zabrać ze sobą wydrukowane imienne zaproszenia przekazane drogą elektroniczną przez organizatora konkursu.