O konkursie

Regulamin konkursu Złote Spinacze 2016

§ 1

Nazwa konkursu

Organizator konkursu posługuje się nazwą „Złote Spinacze”.

§ 2

Organizator konkursu

Organizatorem konkursu jest Związek Firm Public Relations z siedzibą w Polsce, 00-732 Warszawa,
ul. Czerska 8/10.

§ 3

Idea konkursu

Konkurs przeznaczony jest dla podmiotów prowadzących działania PR na terenie Polski. Jest projektem powołanym dla upowszechniania wiedzy na temat usług public relations oraz promowania zawodowego kunsztu i najwyższych standardów w kształtowaniu szeroko pojętych kampanii i polityk informacyjnych . Udział w konkursie jest doświadczeniem podnoszącym prestiż i sprzyja wymianie najlepszych praktyk pomiędzy uczestnikami rynku.

§ 4

Audytor konkursu

Konkurs jest audytowany przez firmę doradczą KPMG.

§ 5

Jakie projekty mogą być zgłoszone

Celem konkursu edycji 2016 jest wyłonienie najlepszych projektów kampanii i akcji PR zgłoszonych do jednej z 31 kategorii konkursowych (18 głównych, 2 specjalne i  11 sektorowych)

  1. Do konkursu mogą zostać zgłoszone kampanie realizowane w okresie 2015/2016, czyli projekty realizowane w całym roku 2015 oraz w części roku 2016 - do dnia przesłania zgłoszenia do konkursu. Do konkursu mogą zostać zgłoszone projekty pochodzące z roku 2015, ale które nie były nominowane w poprzedniej edycji konkursu.
  2. Do konkursu może zostać zgłoszony projekt, który jest kolejną edycją trwającego przez kilka lat projektu pod warunkiem, że projekt ten we wcześniejszych edycjach konkursu nie był nominowany i nie zdobył statuetki Złotego Spinacza. Zgłaszając taki projekt do konkursu, podmiot zgłaszający powinien wyraźnie określić czas trwania projektu, który jest zgłaszany w ramach danej edycji.  
  3. Do konkursu może zostać zgłoszona kampania, która była realizowana przez więcej niż jeden rok, ale jej formalne całkowite zakończenie lub zakończenie okresu np. kilku lat, który chcemy przedstawić do oceny przypada na bieżącą edycją Konkursu Złote Spinacze. Takiej ocenie mogą zostać poddane tylko te projekty, które nie były nominowane we wcześniejszych edycjach Konkursu (konieczność zaznaczenia tego faktu w kwestionariuszu).

Podmiot zgłaszający projekt powinien wyraźnie zaznaczyć w zgłoszeniu czy działaniom PR towarzyszyły działania reklamowe i marketingowe oraz przedstawić wyłącznie cele, działania i efekty zrealizowane w ramach kampanii PR. Tylko taki zakres projektu poddawany jest ocenie Jurorów. W przypadku zaprezentowania działań oraz efektów niezwiązanych wyłącznie z działaniami PR, projekt może zostać zdyskwalifikowany przez Organizatora. Obowiązkiem zgłaszającego jest również uzyskanie pisemnej zgody na wzięcie udziału w Konkursie od firm, z którymi lub na zlecenie których dany projekt wspólnie był realizowany.

Jeden podmiot może zgłosić do konkursu dowolną liczbę projektów w jednej lub w kilku kategoriach. W takiej sytuacji każdy zgłaszany projekt musi zawierać odrębną dokumentację, odrębne zgłoszenie, które zostanie osobno zarejestrowane i osobno opłacone zgodnie z cennikiem.

§6

Kategorie i ich definicje

KATEGORIE GŁÓWNE - w tej części nagradzane są najlepsze praktyki w odniesieniu do głównych dyscyplin public relations.

Jeden projekt może być zgłoszony do więcej niż jednej, ale maksymalnie do 3 kategorii głównych.

  1. PR korporacyjny - projekt prezentujący zbiór działań związanych z prowadzeniem komunikacji zewnętrznej i wewnętrznej w celu umocnienia reputacji firmy lub instytucji. Działania komunikacyjne powinny obejmować możliwie szeroką grupę interesariuszy od pracowników, klientów i mediów po instytucje rządowe i edukacyjne, środowiska lokalne, organizacje branżowe i opinię publiczną.
  2. PR produktu - wyróżniające się działania public relations poprawiające pozycję rynkową marki produktu konsumenckiego bądź usługi konsumenckiej. W tej kategorii promowane będą autorskie programy i kampanie public relations (w tym kampanie edukacyjne), które odegrały wiodącą rolę w strategii komunikacji/pozycjonowania marki, przyczyniły się do zwiększenia jej świadomości i/lub pomogły zbudować trwalsze relacje z jej docelowymi klientami/konsumentami. W szczególności wyróżniane będą działania/kampanie autorskie, których głównym narzędziem komunikacji były działania public relations.
  3. Komunikacja antykryzysowa i/lub komunikacja kryzysowa - projekt mający na celu przeciwdziałanie trwającemu lub potencjalnemu kryzysowi dotyczącemu firmy, produktu lub usługi.
  4. Public Affairs i Lobbying - projekt kampanii polegającej na komunikacji z szeroko pojętym otoczeniem społecznym, politycznym i legislacyjnym, mający na celu zmianę nastawienia określonych grup interesariuszy, wywarcie presji regulacyjnej, określone zmiany legislacyjne.
  5. Kampania społeczna - działania public relations (w tym działania edukacyjne) zorientowane na realizację ważnych celów społecznych, nastawione na budowę dobra wspólnego wokół czytelnie zdefiniowanych wartości. Działania na rzecz danej grupy społecznej lub zjawiska społecznego np. projekty wspierające filantropię, poprawę statusu słabych i/lub wykluczonych społeczności.
  6. Komunikacja wewnętrzna - projekt, którego celem jest tworzenie, utrwalanie lub zmiana postaw, jak również komunikowanie zmian wewnątrz organizacji.
  7. Event komercyjny - wydarzenie lub cykl wydarzeń budujących lub wzmacniających wizerunek firmy, produktu lub usługi.
  8. Event społeczny - wydarzenie lub cykl wydarzeń budujących lub wzmacniających wizerunek instytucji publicznych lub NGO, zwracających uwagę na ważne cele lub problemy społeczne.
  9. Launch nowego produktu, usługi lub firmy - projekt budujący wizerunek i rozpoznawalność nowego produktu, usługi lub wprowadzanej na rynek firmy.
  10. Corporate Social Responsibility (CSR) - działania public relations wspierające procesy wdrażania strategii CSR w firmach i/lub instytucjach. Społeczna Odpowiedzialność Biznesu (CSR) to sposób zarządzania, w którym firma/organizacja bierze odpowiedzialność za swój wpływ na ludzi i środowisko. Zgodnie z koncepcją CSR przedsiębiorstwa/instytucje uwzględniają wpływ ich decyzji i działań na społeczeństwo i środowisko, promują etyczne i przejrzyste działanie oraz kształtują obustronne relacje z interesariuszami. W szczególności wyróżniane będą projekty promujące ideę dialogu społecznego, czyli podejście w którym w procesie podejmowania decyzji w przedsiębiorstwie/instytucji uwzględnia się stanowisko jej kluczowych interesariuszy.
  11. PR miejsca, miasta lub regionu - projekt, którego celem jest budowa wizerunku i promocja miejsca, miasta lub regionu.
  12. Social media - projekt public relations, który w istotny sposób wykorzystał media społecznościowe jako dominujący kanał „owned” w realizacji strategii komunikacji
  13. Business-to-Business PR - działania public relations zrealizowane dla firmy, produktu lub usługi w obszarze business-to-business, mające na celu wsparcie sprzedaży lub/i budowę wizerunku, produktu lub usługi wśród klientów biznesowych firmy. Typowe działania B2B obejmują relacje z mediami, internetowe działania PR wraz z social media, współpracę strategiczną, zarządzanie kryzysem, opracowanie materiałów korporacyjnych i marketingowych. B2B posiada mniejszy rynek docelowy, dłuższy cykl sprzedaży oraz wieloetapowy proces zakupu, dlatego przy opracowywaniu taktyki należy zwrócić szczególną uwagę na edukację i budowanie relacji z grupą docelową.
  14. PR finansowy i relacje inwestorskie - kampania, której celem było wzmocnienie wizerunku spółki publicznej (lub planującej debiut na GPW/New Connect) wśród inwestorów instytucjonalnych, indywidualnych i/lub analityków poprzez dostarczenie im rzetelnych i kompleksowych  informacji na temat spółki i jej działalności  oraz stworzenie narzędzi/mechanizmów ułatwiających regularną, dwustronną  komunikacje z inwestorami w przyszłości. W przypadku publicznej oferty akcji lub obligacji lub M&A celem kampanii było dodatkowo klarowne wyjaśnienie potencjalnym inwestorom natury i warunków transakcji. 
  15. Media Relations - działania skierowane do mediów prowadzące do uzyskania publikacji typu „earned”, wykorzystujące wszelkie tradycyjne narzędzia media relations, w tym: informacje prasowe, wywiady, komentarze, pozycjonowanie ekspertów, spotkania, rozwiązania autorskie służące budowaniu wysokiej jakości relacji z przedstawicielami środków masowego przekazu, dzięki którym możliwe jest utrzymywanie dobrej komunikacji firmy/organizacji/marki z otaczającym je środowiskiem publicznym.
  16. Employer Branding – kampania wykorzystująca narzędzia PR mające na celu budowanie wizerunku, marki firmy, pracodawcy. 
  17. Content Marketing – kampania realizowana w oparciu o strategię pozyskiwania zasięgu i potencjalnych klientów polegająca na publikacji i dystrybucji treści atrakcyjnych dla określonej grupy docelowej ze szczególnym wykorzystaniem kanałów typu „paid”. Content Marketing opiera się na dobrym zrozumieniu potrzeb grupy docelowej i budowaniu długotrwałych relacji angażujących obie strony przekazu.
  18. Custom Publishing - projekt zwracający uwagę otoczenia w wymiarze wewnętrznym i zewnętrznym na kwestie ważne dla firm i organizacji, poprzez wykorzystanie mediów własnych o charakterze tradycyjnym. Mogą to być: książki, magazyny tradycyjne, newslettery elektroniczne oraz inne wydawnictwa służące spełnianiu określonych celów komunikacyjnych.

KATEGORIE SPECJALNE - w tej grupie nagradzane są kampanie public relations, które w ponadprzeciętny sposób skupiły uwagę interesariuszy i/lub szerzej opinii publicznej oraz zdecydowanie wyróżniały się spośród wszystkich zgłoszonych do konkursu prac pod względem kreatywności i/lub efektywności biznesowej. (Dany projekt może być zgłoszony do 1 lub 2 kategorii specjalnych, warunkiem zgłoszenia projektu do kategorii specjalnej jest wcześniejsze jego zgłoszenie do przynajmniej jednej z kategorii głównych.)

  1. Kreatywność - najbardziej nowatorski i kreatywny pomysł, którego autorem był podmiot zgłaszający.
  2. Efektywność - projekt, który zgodnie z założonymi celami, odznaczył się największą skutecznością potwierdzoną mierzalnymi efektami (np. w postaci udokumentowanego wzrostu sprzedaży, zwiększonej rozpoznawalności marki, pozytywnej zmiany postaw interesariuszy lub głębokości kontaktu grup docelowych z komunikatem). Z tej kategorii będą automatycznie wykluczane zgłoszenia prezentujące efekt kampanii mierzony wskaźnikiem AVE (Adveritising Value Equilavency). W zgłoszeniu należy również wyraźnie zaznaczyć, jaka część uzyskanych efektów była wynikiem współpracy o charakterze redakcyjnym, jaką zaś uzyskano poprzez realizację ew. działań reklamowych.

SEKTORY:  do kategorii sektorowych mogą być zgłoszone kampanie public relations zrealizowane na rzecz firm i/lub instytucji reprezentujących poszczególne branże. Zgłoszenia mogą dotyczyć dyscyplin public relations objętych katalogiem kategorii głównych. Jeden projekt może być zgłoszony do jednego sektora, o którym decyduje branża, z której pochodzi podmiot zgłaszający a nie tematyka projektu.

Warunkiem zgłoszenia projektu do kategorii sektorowej jest wcześniejsze jego zgłoszenie do przynajmniej jednej z kategorii głównych.

1. Technologia, IT, telekomunikacja
2. Finanse
3. Uroda, Higiena i Styl Życia
4. Sektor spożywczy
5. Kultura i Media
6. Medycyna i Zdrowie
7. Sport, turystyka, rekreacja
8. Nieruchomości, budownictwo, dom i wnętrze
9. Przemysł, motoryzacja, transport, logistyka
10. NGO i Sektor publiczny

11. Professional Services

Jeden projekt musi być zgłoszony przynajmniej do jednej kategorii głównej oraz może zostać dodatkowo zgłoszony do:

- maksymalnie dwóch innych kategorii głównych (w sumie max. trzy kategorie główne),
- jednej kategorii sektorowej,
- maksymalnie dwóch kategorii specjalnych.

Dana kategoria konkursowa zostanie uruchomiona w momencie zgłoszenia do niej min. 3 projektów. W przypadku niespełnienia tego wymogu (tj. zgłoszenia do danej kategorii mniej niż 3 projektów) zostaje ona wyłączona z listy kategorii konkursowych bieżącej edycji konkursu. Zgłoszenie przesłane do tej kategorii zostanie anulowane, a zgłaszający otrzyma zwrot poniesionej opłaty konkursowej. W przypadku zaistnienia tego typu sytuacji Organizator w ciągu 7 dni roboczych od daty zamknięcia przyjmowania zgłoszeń do konkursu (tj. zamknięcia II i ostatecznego terminu przesyłania zgłoszeń) powiadomi drogą mailową zgłaszających projekt o zaistniałym fakcie. Zwrot poniesionej opłaty konkursowej dotyczącej zgłoszenia do zamkniętej przez Organizatora kategorii zostanie dokonany w przeciągu 14 dni roboczych od przekazania informacji o zamknięciu danej kategorii konkursowej.

W przypadku nieuruchomienia danej kategorii głównej istnieje również możliwość przeniesienia projektu do innej kategorii głównej (w ramach trzech możliwych). W tym celu należy wystąpić z oficjalną prośbą do organizatora Konkursu.

§ 7

Uczestnicy konkursu

W konkursie mogą brać udział projekty zgłoszone przez:
-       agencje Public Relations
-       korporacje i firmy
-       organy samorządowe
-       instytucje państwowe
-       organizacje pozarządowe
-       inne podmioty realizujące projekty PR

 

§ 8

Zgłoszenia do Konkursu

Zgłoszenia projektów do konkursu będą przyjmowane w następujących terminach:

  • Termin pierwszy – do 4 sierpnia 2016 r. do godz. 16:00
  • Termin drugi (ostateczny) – do 11 sierpnia 2016 do godz. 16:00

Warunkiem udziału w konkursie jest przesłanie zgłoszenia za pośrednictwem formularza online znajdującego się na www.zlotespinacze.pl  (do godziny 16:00 w pierwszym lub drugim terminie) oraz dokonanie opłaty.

Aby zgłosić projekt do pierwszego etapu konkursu należy:

  • Wypełnić formularz zgłoszeniowy online dostępny na www.zlotespinacze.pl, w którego skład wchodzą następujące części: 
  • Skrócony opis projektu (do 50 słów), wykorzystywany do promocji konkursu, w szczególności do publikacji na stronie www.zlotespinacze.pl 
  • Uzasadnienie zgłoszenia do danych kategorii głównych. W przypadku zgłoszenia do więcej niż jednej kategorii należy odrębnie w ramach jednego formularza uzasadnić każdą z wybranych kategorii głównych. (Uzasadnienia nie są wliczane do maksymalnej dozwolonej liczby znaków składających się na opis projektu)
  • Opis projektu (opis nie może przekraczać 7 tysięcy znaków ze spacjami łącznie) zawierający:

1.Określenie problemu / analizę sytuacji /wyjaśnienie kontekstu, wyjściowe wnioski z ew. badań, na których oparto projekt.
2. Czy projekt był realizowany samodzielnie, czy wspólnie z innymi podmiotami (zarówno w Polsce jak i zagranicą)
3. Cel projektu.
4. Grupę docelową.
5. Planowanie i strategię komunikacji / zakładane efekty.
6. Realizację projektu, w tym pomysły kreatywne.
7. Realizację założonych celów projektu.

 

  • Wnieść w terminie opłatę za zgłoszenie projektu.

Dodatkowe informacje:

  • W przypadku przesłania zgłoszenia i uiszczenia płatności w ostatnim dniu I lub II terminu przyjmowania zgłoszeń, należy przesłać potwierdzenie dokonania opłaty konkursowej na adresy info@zfpr.pl , marcin.olkowicz@zfpr.pl  lub agnieszka.dabek@zfpr.pl.
  • Projekt zgłoszony w I terminie a nieopłacony, będzie musiał być opłacony stawką przewidzianą dla zgłoszeń przesłanych w II terminie.
  • Wszystkie pola formularza zgłoszeniowego są obowiązkowe.
  • W rubryce „Nazwa podmiotu/-ów zgłaszającego/-ych projekt” nazwa firmy nie powinna być nazwą handlową tzn. nie powinna zawierać rozszerzeń typu Sp. z o.o., Sp. j. etc.
  • „Nazwa podmiotu/-ów zgłaszającego/-ych projekt” będzie przekazana audytorowi i używana przez Organizatora we wszelkiej komunikacji dotyczącej zgłoszonych do konkursu projektów (np. ogłoszenie listy finalistów, ogłoszenie listy zwycięzców, przygotowanie materiałów na galę finałową). Późniejsza zmiana tej nazwy nie będzie możliwa.
  • Podmiot zgłaszający projekt, który był realizowany przez kilka podmiotów musi uzyskać od współautorów pisemną zgodę na zgłoszenie projektu (dokumenty do okazania na prośbę Organizatora).
  • W przypadku zaistnienia pomyłek lub błędów w treści zgłoszenia konkursowego, po jego przesłaniu do konkursu nie będzie możliwa korekta bądź edycja formularza. W celu zmiany treści zawartych w formularzu należy ponownie go wypełnić i przesłać drogą online za pośrednictwem strony www.zlotespinacze.pl. Aby zgłoszenie mogło wziąć udział w konkursie, należy ponownie je opłacić. Formularz zawierający błędy zostanie przez Organizatora usunięty z bazy zgłoszeń konkursowych dopiero po otrzymaniu wiadomości mailowej przesłanej przez uczestnika konkursu na adres: info@zfpr.pl , marcin.olkowicz@zfpr.pl lub agnieszka.dabek@zfpr.pl z prośbą o wycofanie błędnego zgłoszenia z konkursu. Opłata za błędne zgłoszenie wycofane na wniosek uczestnika nie podlega zwrotowi. Aby uniknąć błędów i pomyłek Organizator rekomenduje, by przygotowując zgłoszenie konkursowe korzystać z formularza pomocniczego w formacie doc. dostępnego do pobrania na www.zlotespinacze.pl  (zakładka „Formularz zgłoszeniowy”), a następnie przekleić treść zgłoszenia do formularza online.
  • Informacje zawarte w zgłoszeniu muszą być prawdziwe i odpowiadać stanowi faktycznemu. W przypadku zawarcia w zgłoszeniu informacji fałszywych, Organizator może usunąć projekt z konkursu na każdym jego etapie, o czym podmiot zgłaszający projekt zostanie poinformowany na piśmie (mailem). W takim przypadku opłata konkursowa nie podlega zwrotowi.
  • Zgłoszenie nie może zawierać linków do www, zdjęć, wykresów i innych elementów graficznych oraz przekraczać ustalonej w regulaminie objętości. W przypadku umieszczania w zgłoszeniu w I etapie linków do stron internetowych (np. witryn poświęconych projektowi lub materiałów video umieszczonych np. w serwisie Youtube, witryn zawierających plik PDF bądź innych elementów graficznych) Organizator zastrzega sobie prawo do podjęcia decyzji o niedopuszczeniu danego projektu do konkursu i jego dyskwalifikacji.
  • Po zamknięciu ostatecznego II terminu przyjmowania zgłoszeń, Organizator w terminie 7 dni roboczych prześle każdemu uczestnikowi potwierdzenie zakwalifikowania projektu do konkursu na adres email podanych w zgłoszeniu konkursowym.

§ 9

II etap konkursu

  1. Lista projektów zakwalifikowanych do II etapu konkursu zostanie opublikowana na stronie konkursu www.zlotespinacze.pl  w dniu  3 października 2016 r. Tego samego dnia finaliści otrzymają również potwierdzenie mailowe z listą wszystkich nominowanych projektów.
  2. Autorzy projektów nominowanych są zobowiązani dostarczyć wymagane materiały do oceny w II etapie konkursu w nieprzekraczalnym terminie 20 października 2016 r. do godz. 16:00
  3. Materiały do II etapu (nominowani) powinny zawierać:
    - prezentację w formacie pdf (obowiązkowo)
    - film i/lub zdjęcia (do 5 sztuk)  – opcjonalnie  
  4. Materiały w formacie prezentacji pdf i materiały dodatkowe (film lub zdjęcia) muszą być przesłane przez nominowanych na wskazany przez Organizatora serwer. Każdy z przesyłanych materiałów (zarówno pdf jak również film czy zdjęcia) powinien być odpowiednio nazwany: Kategoria, skrócona nazwa projektu oraz nazwa firmy zgłaszającej. Na przykład: PRkorporacyjny_ABC_ZFPR.
  5. Jeżeli dany projekt jest nominowany w więcej niż jednej kategorii, materiały dotyczące tego projektu powinny być zamieszczone na serwerze w tylu kategoriach, w ilu projekt otrzymał nominację.
  6. Organizator przekaże podmiotom nominowanym dane dostępowe do serwera do dnia  4 października 2016 r.
  7. Wszelkie materiały zgłoszone do konkursu powinny być w języku polskim lub zawierać skrócone tłumaczenia przekazu na język polski.
  8. Wszelkie informacje poufne umieszczone w dokumentacji powinny być wyraźnie oznaczone. Zastrzeżenie poufności nie dotyczy skróconego opisu projektu (50 słów). Materiały złożone do konkursu nie podlegają zwrotowi.
  9. ZFPR zastrzega sobie prawo wykorzystania nadesłanych materiałów w formie pełnej lub skróconej w celach edukacyjnych, jak również do ich publicznej prezentacji. Nie dotyczy to materiałów oznaczonych jako poufne.
  10. Przesyłając materiały do oceny w II etapie każdy nominowany zobowiązany jest jednocześnie do załączenia materiałów do prezentacji na Galę konkursu. Materiały te obejmują:
  11. metryczkę projektu (której wzór dostarczy Organizator) oraz
  12. wybrane zdjęcia (3 sztuki) jpg, png wysokiej rozdzielczości  lub film długości 15 sek (mp4,avi), które będą wyświetlane podczas Gali konkursu.

§10

Cennik

1.  Koszt zgłoszenia projektu do jednej Kategorii Głównej wynosi :

  • w terminie pierwszym (do 4 sierpnia 2016 roku do godz. 16.00) – 700 zł + 23% VAT – za każdą zgłoszoną kategorię
  • w terminie drugim (do 11 sierpnia 2016 roku do godz. 16.00) – 900 zł + 23% VAT – za każdą zgłoszoną kategorię

2.  Koszt zgłoszenia projektu do jednej Kategorii Sektory wynosi:

  • w terminie pierwszym (do 4 sierpnia 2016 roku do godz. 16.00) – 700 zł + 23% VAT.
  • w terminie drugim (do 11 sierpnia 2016 roku do godz. 16.00) – 900 zł + 23% VAT.

3.  Koszt zgłoszenia do jednej Kategorii Specjalnej wynosi:

  • w terminie pierwszym (do 4 sierpnia 2016 roku do godz. 16.00) 700 zł + 23% VAT
  • w terminie drugim (do 11 sierpnia 2016 roku do godz. 16.00) 900 zł + 23% VAT.

4.  Dla fundacji i organizacji pozarządowych istnieje możliwość obniżenia opłaty po przesłaniu przez zgłaszającego pisemnej prośby z uzasadnieniem na adres marcin.olkowicz@zfpr.pl , agnieszka.dabek@zfpr.pl, info@zfpr.pl . Decyzję o wysokości przyznanej zniżki podejmuje Zarząd Związku Firm Public Relations.

5.  Wszelkich wpłat należy dokonywać na konto ZFPR:

Związek Firm Public Relations
ul. Czerska 8/10
00-732 Warszawa
nr rachunku: 40 1600 1374 0003 0052 2642 6001
PNB Paribas

6.  W tytule przelewy należy wpisać: „Złote Spinacze” oraz skrócona nazwę projektu. Projekty nieopłacone w wymaganym terminie, nie będą rozpatrywane.

§ 11

Jury

  1. Skład jury Złotych Spinaczy jest powoływany przez Organizatora przed rozpoczęciem każdej edycji konkursu. O doborze jurorów decyduje Organizator Konkursu – zarząd Związku Firm Public Relations. W skład jury wchodzą przedstawiciele organizacji biznesowych i pozarządowych, autorytety środowiska mediów oraz praktycy i eksperci branży PR w Polsce.  Skład jury dostępny jest na www.zlotespinacze.pl
  2. Każdy z jurorów zobowiązuje się do:
    - zachowania poufności, co zaświadcza podpisaniem przed rozpoczęciem każdej edycji konkursu odpowiedniej klauzuli;
    - pełnego, aktywnego, zgodnego z wymaganiami regulaminu uczestnictwa w pracach jury (zarówno w pierwszym, jak i w drugim etapie konkursu);
    - akceptacji zapisów niniejszego regulaminu.
  3. Zarząd Związku Firm Public Relations (Organizator konkursu) powołuje Przewodniczącego jury danej edycji konkursu Złote Spinacze. Zadaniem przewodniczącego jury będzie wspieranie pracy jurorów oraz pomoc w rozwiązywaniu trudnych kwestii dotyczących oceny projektów.
  4. Po ustaleniu przez Organizatora składu grup jurorskich, Przewodniczący jury powołuje wspólnie z Organizatorem przewodniczących poszczególnych grup. Zadaniem przewodniczących grup będzie pomoc w koordynacji pracy poszczególnych zespołów oceniających i rozstrzyganie trudnych kwestii związanych z oceną na poziomie grupy w I i II etapie konkursu oraz kierowanie spotkaniem każdej z grup w II etapie, koordynacja procesu oceniania projektów, tj. przewodniczenie głosowaniu w II etapie konkursu.

§ 12

Ocena projektów

  1. Jurorzy oceniają projekty konkursowe w I etapie konkursu poprzez specjalną platformę online. Zarówno formularz zgłoszeniowy do konkursu, jak również panel jurora są szyfrowane – dostęp za pośrednictwem protokołu http zabezpieczony certyfikatem SSL.
  1.  W II etapie konkursu, podczas spotkań grup jurorskich po dyskusji w obecności Audytora odbędzie się jawne głosowanie dotyczące omawianych projektów. Jurorzy głosując poprzez podniesienie ręki zadecydują o projektach zwycięskich w poszczególnych kategoriach. W Kategoriach głównych i sektorowych zostanie przyznany Złoty, Srebrny i Brązowy spinacz a w kategoriach specjalnych tylko Złoty. Głosowanie zostanie przeprowadzone pod nadzorem Audytora. Podczas spotkań jurorskich obecny będzie również przedstawiciel Organizatora.
  2. Głosowanie każdego z jurorów w I etapie konkursu jest tajne.
  3. Jurorzy zostają podzieleni na grupy , a każda z grup otrzymuje określoną liczbę kategorii do oceny. Podział następuje przed I etapem prac jury w miarę możliwości z uwzględnieniem obszarów eksperckich zaznaczonych na osobnym dokumencie przez każdego z jurorów. Ilość projektów w każdej grupie może być różna i zależna jest od ilości zgłoszonych w danych kategoriach projektów.
  4. Ustalone grupy jurorskie pracują w tym samym składzie w I i II etapie konkursu, również podczas spotkań grup jurorskich i oceniają te same kategorie, które zostały im przydzielone przed rozpoczęciem I etapu.
  5. Jurorzy oceniają prace pełnymi kategoriami, tzn. aby karta oceny danego jurora mogła być zaakceptowana muszą być ocenione wszystkie projekty we wszystkich przydzielonych kategoriach.

§ 13

Konflikty interesów

  1. Juror ma obowiązek powiadomić organizatora konkursu w terminie wskazanym w harmonogramie o istniejących konfliktach interesów.
  2. Za konflikt interesów uznaje się:
    - pokrewieństwo do drugiego stopnia, związek małżeński, lub związek o charakterze nieformalnym z autorem/autorami projektu lub członkami władz uczestnika konkursu zgłaszającego projekt;
    - jakikolwiek związek z ocenianym projektem, w tym współautorstwo projektu lub wykonywanie jakichkolwiek działań w zakresie projektu;
    - udział w projekcie jako przedstawiciel organów władzy publicznej lub instytucji prawa publicznego, dla której lub na której zlecenie był realizowany projekt.
  3. Członkowie jury są zobowiązani do złożenia oświadczenia o braku konfliktu lub ich istnieniu. Juror ma obowiązek zaznaczenia konfliktów interesów lub potwierdzenia ich braku  w dokumencie (oświadczeniu) przesłanym przez biuro ZFPR. Uzupełniony dokument juror powinien przesłać na adres agnieszka.dabek@zfpr.pl lub marcin.olkowicz@zfpr.pl  w terminie określonym w harmonogramie konkursu.
  4. W przypadku istniejących konfliktów interesów juror nie ocenia projektu, w którym zaistniał konflikt, ocenia natomiast pozostałe prace z kategorii, w której występuje skonfliktowany projekt (dotyczy to oceny projektów w I i II etapie konkursu). Podczas głosowania w I etapie projekty skonfliktowane  będą zaznaczone w systemie na szaro i nie będą aktywne. Podczas spotkań, podczas omawiania projektu, w którym dany juror ma konflikt, jest on zobowiązany opuścić salę obrad na czas dyskusji i głosowania nad projektem.

§ 14

Głosowanie dodatkowe w I etapie konkursu

  1. W przypadku zaistnienia sytuacji, gdy ponad połowa jurorów oceniających w I etapie dane kategorie, nie będzie mogła oddać ważnych głosów, organizator we wskazanym w harmonogramie terminie przeprowadzi dodatkowe głosowanie.
  2. Projekty w dodatkowym głosowaniu oceniać losowo wybrani jurorzy, którzy nie zgłosili konfliktu interesów w stosunku do projektów poddawanych ocenie.
  3. Jurorzy oddadzą głosy przez platformę online i w wyznaczonym w harmonogramie terminie prześlą karty ocen w I etapie konkursu.

§ 15

Procedowanie Grup Jurorskich w II etapie konkurs

  1. Każdy z jurorów zobowiązany jest do uczestniczenia w spotkaniach grup jurorskich w II etapie konkursu. Podczas spotkań dokonana będzie ostateczna ocena kampanii nominowanych do finału. Spotkania odbędą się w dniach 14-17 listopada 2016 r. Każda grupa jurorska spotyka się tylko raz w jednym z terminów z ww. przedziału. Konkretny termin i godzina spotkania danej grupy jurorów zostaną podane najpóźniej 3 października 2016 r.
  2. Obecność na spotkaniu grupy jurorskiej jest obowiązkowa. Jeżeli juror nie może pojawić się na spotkaniu w wyznaczonym terminie może być zwolniony z obowiązku uczestniczenia w obradach jury tylko na podstawie pisemnego uzasadnionego usprawiedliwienia przesłanego na adres email marcin.olkowicz@zfpr.pl  , agnieszka.dabek@zfpr.pl . Jeżeli dany juror nie będzie uczestniczył w spotkaniu bez wcześniejszego usprawiedliwienia, Organizator konkursu może wykluczyć jurora ze składu jury kolejnej edycji konkursu Złote Spinacze.
  3. Jedna grupa jurorska obraduje w ciągu jednego dnia i ocenia wszystkie kategorie przydzielone jej do oceny. Równolegle może obradować kilka grup jurorskich.
  4. Warunkiem koniecznym do uczestnictwa w spotkaniu i dyskusji nad nominowanymi projektami jest wcześniejsze zapoznanie się z dostarczonymi jurorom materiałami, które będą dostępne w systemie.
  5. Obrady podczas spotkań w II etapie odbywają się kolegialnie. Obrady zakończone są jawnym głosowaniem dotyczącym poszczególnych projektów. Werdykt grupy jest ostateczny. Podczas dyskusji i w trakcie głosowania obecny jest Audytor, który czuwa nad prawidłowością głosowania oraz pracownik biura organizatora. Wynik obrad zostanie przesłany przez Audytora do biura organizatora w postaci protokołu.
  6. Spośród projektów nominowanych w kategoriach głównych i sektorowych jurorzy wybierają prace, które zostaną nagrodzone odpowiednio: Brązowym, Srebrnym i Złotym Spinaczem z zastrzeżeniem §17 Regulaminu. Jurorzy mogą zdecydować o przyznaniu więcej niż jednej nagrody Brązowej lub Srebrnej w danej kategorii, lecz mogą przyznać co najwyżej jedną nagrodę Złotą.
  7. W ocenie kategorii specjalnych (czyli Kreatywność i Efektywność), jurorzy przyznają wyłącznie jednego Złotego Spinacza w danej kategorii.
  8. Aby mogło nastąpić wyłonienie zwycięskiego projektu w II etapie, w głosowaniu musi wziąć udział minimum 60% składu jurorskiego oceniającego dany projekt (z wyłączeniem konfliktów interesów).
  9. Jurorzy są zobowiązani do dochowania tajemnicy w zakresie dokonanego wyboru, który zostanie oficjalnie ogłoszony podczas Gali Złotych Spinaczy.
  10. Nad zgodnością pracy jury z regulaminem oraz porządkiem obrad i głosowań będzie czuwał Audytor konkursu, firma doradcza KPMG.

§ 16

Kryteria oceny i punktacja w kategoriach głównych, sektorowych i specjalnych

I etap konkursu

Projekty w Kategoriach Głównych i Kategoriach Sektorowych oceniane są na podstawie następujących kryteriów:

  • przyjęta strategia: analiza problemu, definicja celów i adresatów, dobór adekwatnych instrumentów
  • rzetelność realizacji
  • nowatorstwo podejścia i kreatywność rozwiązań, w tym sposób adaptacji projektu na lokalnym rynku w przypadku kampanii ponad krajowych
  • efektywność

Ocena projektów w Kategoriach Głównych i Kategoriach Sektorowych następuje w systemie punktowym. Projekt może otrzymać maksymalnie 100 punktów, z czego:

  • od 0 do 25 punktów – za przyjętą strategię
  • od 0 do 25 punktów – za rzetelność realizacji
  • od 0 do 25 punktów – za nowatorstwo podejścia i kreatywność rozwiązań,
  • w tym sposób adaptacji projektu na lokalnym rynku
  • od 0 do 25 punktów – za efektywność

W Kategoriach Specjalnych projekty są oceniane na podstawie następujących kryteriów:

  • w kategorii „Kreatywność” za nowatorstwo podejścia i kreatywność rozwiązań zastosowanych w projekcie
  • w kategorii „Efektywność” za udokumentowane efekty i osiągnięcie zakładanych celów, takich jak: wzrost sprzedaży, rozpoznawalność marki, zmiana postaw

Ocena projektów w Kategoriach Specjalnych następuje w systemie punktowym, projekt może otrzymać od 0 do 10 punktów.

Podczas liczenia punktów system konkursu będzie odrzucał skrajne oceny (najniższą i najwyższą), którą otrzymał dany projekt. Do II-ego etapu przechodzą, czyli są nominowane 3 najwyżej ocenione projekty w każdej z 31 kategorii, przy czym warunkiem otrzymania nominacji jest uzyskanie minimum 50 punktów w I etapie konkursu. Nominowanych w poszczególnych kategoriach może być więcej w przypadku, gdy kilka projektów uzyska taką samą liczbę punktów.

II etap konkursu

W II etapie w każdej kategorii jury przyznaje miejsca (tak jak na podium) w następujący sposób:

  • miejsce pierwsze (Złoty Spinacz)
  • miejsce drugie (Srebrny Spinacz)
  • miejsce trzecie (Brązowy Spinacz)
  • miejsce czwarte i kolejne, w przypadku, gdy w danej kategorii są więcej niż trzy nominacje

§ 17

Nieprzyznanie nagrody

  1. Jury może zdecydować o nieprzyznaniu nagrody w danej kategorii. Statuetka w danej kategorii nie zostanie przyznana, jeśli decyzja zostanie podjęta przez 60% składu jury z danej grupy jurorskiej.
  2. W sytuacji, gdy jeden z nominowanych projektów z przyczyn regulaminowych zostanie odrzucony z konkursu, na jego miejsce wchodzi kolejny projekt z listy projektów nominowanych, spełniający wymogi regulaminowe.

§ 18

Trofeum

Nagrodą w konkursie jest statuetka, odpowiednio Złoty, Srebrny lub Brązowy Spinacz.  W tegorocznej edycji Organizator wyłoni również laureata nagrody publiczności, który otrzyma dodatkową statuetkę podczas Gali.

§ 19

Harmonogram konkursu

Konkurs będzie przebiegał zgodnie z poniższym harmonogramem:

• 13 czerwca br – oficjalne rozpoczęcie konkursu Złote Spinacze 2015, informacja prasowa do mediów, na www, Facebook

• Między 4 a 8 lipca br – spotkanie informacyjne dla uczestników konkursu, przedstawienie zmian regulaminowych, instrukcja wypełniania  formularza zgłoszeniowego, itp

• 4 sierpnia br godz. 16:00 – I termin nadsyłania zgłoszeń

• 11 sierpnia br godz. 16:00 – II termin nadsyłania zgłoszeń

• 16 – 19 sierpnia br – ustalanie zachodzących konfliktów interesów (czas na przesłanie konfliktów do 19 sierpnia. do godz. 24:00)

• 12-23 sierpnia br – weryfikacja formalna prac i płatności, prace organizacyjne biura, przygotowanie matrycy

• 24 sierpnia br – otwarcie systemu do głosowania, wysłanie pełnej instrukcji do Jurorów, rozpoczęcie glosowania w I etapie konkursu

• 15 września br godz. 24:00 – zamknięcie systemu do głosowania w I etapie konkursu

• 16  – 30 września br– Analiza ocen jurorów przez Audytora, wyłonienie projektów nominowanych

• 23 - 27 września br – dodatkowe głosowania w I etapie konkursu

• 3 października br – ogłoszenie nominacji,

• 4 października br- przesłanie do nominowanych instrukcji wgrywania prac do systemu w II etapie konkursu, przesłanie potrzebnych danych, deadline na  przesłanie materiałów mija 20 października bro godzinie 16:00

• 4 – 20 października br– przesyłanie materiałów do II etapu konkursu, do godz. 16:00

• 20 października br – deadline na przesyłanie materiałów do II etapu konkursu, do godz. 16:00

• 28 – 10 listopada br – Jury zapoznaje się z materiałami z II etapu konkursu  (materiały dostępne online)

• 14-17 listopada br – spotkania obowiązkowe grup jurorskich w II etapie konkursu, wyłonienie zwycięzców

• 2 grudnia br – Gala finałowa konkursu Złote Spinacze, ogłoszenie zwycięzców, wysyłka informacji prasowej.

 

W obu etapach nominowani, na wezwanie Jury lub Organizatora, zobowiązani są do udzielenia szczegółowych wyjaśnień dot. realizacji projektów w drodze wymiany korespondencji i/lub rozmowy telefonicznej z biurem Związku Firm Public Relations. Korespondencja e-mailowa/notatka z rozmowy telefonicznej, sporządzona przez biuro ZFPR, zostanie dołączona do pozostałej dokumentacji projektu. Udzielone odpowiedzi będą stanowić element całościowej oceny projektu.

W uzasadnionych przypadkach Organizator zastrzega sobie prawo przesunięcia terminu zakończenia poszczególnych etapów konkursu. Uczestnicy konkursu zostaną powiadomieni o ewentualnych zmianach harmonogramu konkursu pisemnie (mailem).

§ 20

Udostępnianie materiałów z uwagi na rosnące zainteresowanie i popularność konkursu.

Organizator informuje, że projekty zgłoszone do konkursu i nieposiadające klauzuli o zachowaniu poufności danych, stają się materiałem edukacyjnym do dyspozycji biura. Biuro ZFPR  będzie miało możliwość udostępnienia ww. materiałów Uniwersytetom i placówkom naukowym.

§ 21

Komisja etyczna konkursu Złote Spinacze

1. Jurorzy, uczestnicy konkursu oraz osoby nieuczestniczące w Złotych Spinaczach mogą zgłaszać wątpliwości dotyczące zasad etycznego prowadzenia projektu biorącego udział w konkursie. Uwagi należy kierować do Organizatora konkursu na adres mailowy marcin.olkowicz@zfpr.pl oraz agnieszka.dabek@zfpr.pl.   W przypadku podejrzenia naruszenia zasad etyki PR lub łamania zapisów Kodeksu Dobrych Praktyk ZFPR oraz innych etycznych kodeksów branżowych, sprawa będzie rozstrzygana przez siedmioosobową komisję jurorską powołaną na pierwszym posiedzeniu Jury. Komisja pełni również rolę doradczą dla Organizatora konkursu i rozstrzygającą ostatecznie kwestie regulaminowe dotyczące przebiegu konkursu, w tym może zarządzić dodatkowe głosowanie w kategoriach, gdzie wystąpią miejsca ex aequo.

2. Skład komisji etycznej i tryb jej powoływania: Komisja powoływana jest w trakcie pierwszego spotkania Jury Złotych Spinaczy, podczas którego do 4-osobowego składu Zarządu ZFPR wybieranych jest 3 przedstawicieli Jurów. Głosowanie jest jawne. Kandydaci zgłaszani są przez przedstawicieli Jury lub sami przedstawiają swoje kandydatury. Do komisji etycznej wybieranych jest 3 kandydatów spośród Jury, którzy uzyskali największą liczbę głosów.

3. Zakres działań komisji etycznej: Komisja rozstrzyga sprawy, które dotyczą podejrzenia naruszenia zasad etyki PR, tj. działań niezgodnych z ogólnie przyjętymi normami prowadzenia profesjonalnych działań PR lub naruszenia zasad kodeksów branżowych (Kodeksu Dobrych Praktyk ZFPR oraz innych etycznych kodeksów branżowych). W przypadku, gdy w opinii komisji złożony wniosek nie dotyczy kwestii natury etycznej, komisja może podjąć decyzję o jego oddaleniu.

4. Składanie wniosków: Wnioski o podejrzenie naruszenia zasad etycznych w stosunku do uczestniczących w konkursie projektów mogą być składane przez: podmioty uczestniczące w konkursie, podmioty, które nie biorą udziału w Złotych Spinaczach, jak również przez Jurorów oceniających projekty. Wnioski należy przesłać drogą mailową na adres organizatora: marcin.olkowicz@zfpr.pl oraz agnieszka.dabek@zfpr.pl. Komisja etyczna nie rozpatruje wniosków anonimowych. Wnioskodawca zobowiązany jest do przekazania swoich danych personalnych (imię i nazwisko), nazwy firmy, którą reprezentuje, danych kontaktowych (adres email, numer telefonu). W składanym wniosku należy szczegółowo opisać zaistniałą sytuację. Komisja etyczna może poprosić wnioskodawcę o przesłanie dokumentacji dowodowej lub o spotkanie, w celu pełniejszego zapoznania się ze sprawą.

5. Tryb pracy Komisji: po otrzymaniu wniosku Komisja ma 7 dni roboczych na przedstawienie opinii w rozpatrywanej sprawie lub podjęcie decyzji o oddaleniu wniosku. Opinia komisji zostanie przesłana do zainteresowanych stron drogą mailową przez biuro ZFPR. Decyzje podejmowane są zwykłą większością głosów przez co najmniej 2/3 członków komisji. Członkowie komisji mogą obradować za pomocą poczty elektronicznej lub podczas bezpośredniego spotkania.

6. Dopóki komisja nie wyda oświadczenia informującego o złamaniu zasad etycznych przez projekt uczestniczący w Złotych Spinaczach, kampania bierze udział w konkursie na normalnych zasadach. Działania komisji są tajne, a informacje dotyczące rozpatrywanych przez komisję spraw nie są przekazywane Jurorom konkursu (z wyłączeniem sytuacji, gdy osobą wnioskującą jest Juror – w tym przypadku może być on poproszony przez Komisję o przekazanie dodatkowych wyjaśnień lub dokumentacji potwierdzającej naruszenie zasad etycznych).

7. Wyłączanie: Członek komisji jest wyłączany automatycznie z prac nad wydaniem opinii w sytuacji, gdy:

- jest stroną w sprawie

- sprawa  dotyczy jego małżonka bądź krewnych

8. Członek komisji może być wyłączony z postępowania na pisemne żądanie jednej ze stron lub na własny wniosek, jeśli istnieją jakiekolwiek wątpliwości lub przypuszczenia, że powiązanie ze stroną/-ami postępowania może wywołać wątpliwości co do jego bezstronności.

9. Informowanie o decyzjach: Decyzje komisji sporządzane są w formie pisemnej. Po wydaniu opinii jest ona przesyłana drogą mailową do zainteresowanych stron przez biuro ZFPR. W przypadku decyzji o dyskwalifikacji projektu, zostaje on wycofany z konkursu, a o tym fakcie informowani są jurorzy. Dodatkowo w przypadku, gdy dyskwalifikacji podlega projekt finałowy, informacja o tym fakcie zostaje umieszczona na stronie poświęconej konkursowi.

§ 22

Informacje dodatkowe

Wszelkich dodatkowych informacji udziela biuro ZFPR:

Związek Firm Public Relations
ul. Czerska 8/10
00-732 Warszawa
e-mail: info@zfpr.pl 
Tel. (22) 55 53 330

Marcin Olkowicz, marcin.olkowicz@zfpr.pl, tel. 531 84 84 72

Agnieszka Dąbek, agnieszka.dabek@zfpr.pl, tel. (22) 55 53 331 lub 531 84 84 71

§ 23

Postanowienia końcowe

Organizator Złotych Spinaczy zastrzega sobie prawo zmiany regulaminu konkursu. Każda zmiana będzie miała formę pisemną i będzie publikowana na stronie www.zlotespinacze.pl  w  postaci stosownych aneksów.